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Você já se viu preso em uma interminável corrente de e-mails trocando poucas palavras para resolver uma situação específica?
Esse cenário é bastante comum nas organizações. Segundo dados do Insper e da Statista, globalmente, cerca de 376,4 bilhões de e-mails são enviados diariamente, com uma taxa de abertura de 46%.
A realidade dos e-mails nas empresas
Os e-mails empresariais cobrem uma ampla gama de assuntos, especialmente em setores administrativos com alta rotatividade de informações, como Recursos Humanos, Departamento Pessoal, Administrativo e Financeiro. Aqui estão algumas práticas comuns:
Recursos Humanos:
- Comunicação de resposta de processos seletivos;
- Solicitação de envio de documentos e anexos digitais;
- Planilhas eletrônicas para preenchimento de informações com dados pessoais;
- Pedidos e aprovações de reembolsos, adiantamentos e despesas.
Financeiro:
- Requisição de serviços;
- Recepção de notas fiscais ou faturas;
- Aprovações de despesas;
- Solicitações de pagamento ou recebimento.
Profissionais gastam cerca de 27% do tempo de trabalho lendo e respondendo e-mails, cujo conteúdo muitas vezes permanece desorganizado e desconectado de um processo de trabalho mais eficaz. Esse hábito prejudica a eficiência e a produtividade das empresas, especialmente quando os e-mails se acumulam sem uma estrutura clara de dados.
O Impacto Negativo dos E-mails na Produtividade
A repetição de tarefas e a leitura excessiva de e-mails são grandes vilões da produtividade. Pesquisas indicam que a média mundial de horas gastas com tarefas repetitivas ultrapassa quatro horas e meia diárias por trabalhador. Este cenário agrava a insatisfação profissional e diminui a eficiência das equipes.
Atualmente, existem tecnologias capazes de oferecer a mesma dinâmica dos e-mails, mas com a vantagem de automatizar a coleta e a classificação das informações para uma melhor gestão do tempo e dos dados.
Soluções Tecnológicas para Melhorar a Gestão Empresarial
Para eliminar a sobrecarga de e-mails e aprimorar a gestão empresarial, considere as seguintes práticas:
1 - Entenda as limitações dos e-mails:
Os e-mails são apenas textos que não estruturam dados de maneira eficiente, o que leva à improdutividade.
2 - Excesso de revisões e confirmações:
A falta de centralização de informações leva a revisões múltiplas, aumentando a incidência de erros operacionais.
3 - Simplifique as aprovações:
Substitua o envio de simples "de acordo" ou "aprovado" por sistemas que centralizam e organizam aprovações, melhorando o foco dos profissionais.
4 - Seja estratégico:
Empresas que utilizam tecnologias modernas para organizar dados podem transformar essas informações em novas fontes de receita e aumento de produtividade. E-mails, por si só, não conseguem classificar e organizar dados de forma eficiente.
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Tecnologias como as do ENSPACE ajudam a empoderar o trabalho humano, oferecendo ferramentas que realmente importam para as organizações e devolvem o senso de significado para os colaboradores. O ENSPACE permite a criação de formulários, anexação de documentos e garante a segurança e organização das informações, automatizando fluxos de trabalho e minimizando erros.
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