Como fazer gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores é um elemento crucial para o sucesso operacional e financeiro de uma empresa.

Quando realizada de maneira organizada, oferece inúmeras vantagens, tornando os custos operacionais mais aderentes ao orçamento. Neste texto, apresentaremos como uma gestão eficiente e tecnológica de fornecedores pode transformar sua empresa.

Cadastro, Análise e Homologação de Fornecedores

Registrar seus fornecedores com informações detalhadas é o primeiro passo para uma negociação eficaz. Ao realizar um cadastro completo que inclua a análise da situação fiscal, financeira e reputacional dos fornecedores, você minimiza riscos e garante a confiabilidade na entrega de produtos e serviços.

Verificar a idoneidade dos fornecedores não apenas elimina riscos, mas também constrói uma base sólida para uma gestão madura e estratégica. É essencial conhecer quem são seus fornecedores e assegurar que eles estejam em conformidade com as exigências legais e operacionais da sua empresa.

Gestão de Contratos de Fornecedores

Uma das principais queixas no processo de gestão de fornecedores é a burocracia envolvida na revisão de contratos. A intervenção constante de advogados pode tornar o processo lento e oneroso. A solução? Utilização de minutas padrão.

Modelos de documentos contratuais padronizados permitem estabelecer condições mínimas que os fornecedores devem aceitar, agilizando a formalização de parcerias. Além disso, a tecnologia pode auxiliar na emissão automática desses contratos após a aprovação de propostas, juntamente com ordens de compra, garantindo que os valores acordados sejam cumpridos.

Processo de Pagamento a Fornecedores

Manter um controle rígido no processo de pagamento sem exagerar na burocracia é vital. Um processo transparente, que evita o envio de documentos fiscais por e-mail, pode otimizar significativamente a operação. Fornecer um portal onde os fornecedores possam enviar documentos fiscais ou solicitar autorizações iniciais elimina o acúmulo de e-mails e facilita a aprovação.

Administrar pagamentos de forma previsível melhora o relacionamento com os fornecedores, transformando-o em uma parceria de confiança. Todos os envolvidos no processo ganham com a transparência e a eficiência.

Pontos Críticos na Gestão de Fornecedores

1 - Cadastro de Fornecedores: Registre detalhadamente todas as informações dos fornecedores.

2 - Verificação da Idoneidade: Certifique-se da confiabilidade dos fornecedores.

3 - Homologação: Classifique fornecedores como confiáveis.

4 - Pedido de Cotação: Gere pedidos de cotação para fornecedores cadastrados.

5 - Escolha do Fornecedor: Receba orçamentos e escolha o melhor fornecedor.

6 - Pedido de Compra: Envie pedidos de compra ou serviço.

7 - Pré Fatura: Receba e autorize a emissão de notas fiscais.

8 - Nota Fiscal: Procure e processe a nota fiscal.

9 - Pagamento: Rastreie o pagamento aos fornecedores.

10 - Transparência: Mantenha um processo transparente de gestão de fornecedores.

A Tecnologia como Aliada

Com a tecnologia adequada, é possível gerar economias substanciais, aumentando a lucratividade ao final do exercício. Ferramentas de gestão de fornecedores podem automatizar processos, reduzir erros e proporcionar uma visão clara e em tempo real de todas as etapas envolvidas, desde o cadastro até o pagamento.

Adotar uma gestão de fornecedores eficiente e tecnológica não apenas melhora a relação com seus parceiros, mas também otimiza os recursos da sua empresa, assegurando um crescimento sustentável e alinhado às melhores práticas de mercado.