Um lançamento é o registro de uma transação comercial que será posteriormente contabilizada.
Esses lançamentos podem representar uma variedade de documentos, incluindo recibos, notas fiscais, faturas e pré-faturas, além de documentos-modelo, pré-editados ou de lançamento periódico. No entanto, a gestão desses documentos apresenta vários desafios.
As Principais Preocupações na Gestão de Documentos
Perda de Documentos: A perda de documentos físicos ou digitais pode resultar em retrabalho, atrasos em projetos e até mesmo questões legais, especialmente se documentos importantes não puderem ser recuperados.
Ineficiência Operacional: A falta de um sistema eficaz de gestão de documentos pode levar a processos operacionais lentos e desorganizados, causando atrasos na tomada de decisões e no atendimento ao cliente.
Risco de Segurança: Documentos sensíveis mal gerenciados podem ser alvo de roubo, violação de dados ou perda de privacidade, resultando em danos à reputação da empresa e possíveis penalidades legais.
Conformidade e Auditoria: A não conformidade com regulamentos de retenção de documentos ou a incapacidade de fornecer documentos solicitados em auditorias pode resultar em multas e problemas legais.
Custos Elevados: O armazenamento, a manutenção e a recuperação de documentos físicos e digitais podem ser caros, especialmente se a empresa não tiver práticas eficientes de gestão de documentos.
Dificuldades na Colaboração: A falta de um sistema centralizado de gestão de documentos pode dificultar a colaboração entre equipes e departamentos, levando a informações desatualizadas ou duplicadas.
Impacto Ambiental: O uso excessivo de papel e a falta de práticas sustentáveis de gestão de documentos podem ter um impacto negativo no meio ambiente.
Soluções ENSPACE para uma Gestão de Documentos Eficiente
1 - Organização e indexação:
Organiza os documentos de forma eficiente e oferecer recursos de indexação para facilitar a localização rápida e fácil dos documentos necessários.
2 - Armazenamento seguro:
Oferecer um ambiente seguro para armazenar documentos eletrônicos, garantindo a integridade e confidencialidade das informações.
3 - Acesso remoto:
Permitir o acesso remoto aos documentos, facilitando o trabalho de equipes distribuídas geograficamente.
4 - Fluxo de trabalho automatizado:
Automatizar os processos relacionados aos documentos, como aprovações e revisões, tornando o fluxo de trabalho mais eficiente e reduzindo erros.
5 - Integração com sistemas existentes:
Integração de sistemas de gestão empresarial (ERP), facilitando a troca de informações e aumentando a eficiência dos processos.
6 - Geração de relatórios:
Oferecer recursos avançados de geração de relatórios, fornecendo insights valiosos sobre o uso e a eficácia do sistema de GED.
7 - Conformidade e auditoria:
Ajudar a empresa a manter a conformidade com regulamentos e padrões de segurança, além de facilitar auditorias internas e externas.
8 - Redução de custos:
Reduzir os custos associados ao armazenamento e gerenciamento de documentos físicos, além de reduzir o tempo gasto em processos manuais.
Tecnologias que entregam essas soluções já existem! Por exemplo, o ENSPACE, que contribui para o empoderamento do trabalho humano, oferecendo ferramentas que realmente importam para as organizações e devolvem a sensação de significado para os colaboradores. Com o ENSPACE, sua empresa pode transformar a gestão de documentos em um processo mais organizado, seguro e eficiente.
A gestão eficiente de documentos é crucial para o sucesso e a produtividade de qualquer organização. O ENSPACE oferece uma solução completa para otimizar esse processo, garantindo segurança, eficiência e conformidade. Fale com um de nossos especialistas e descubra como o ENSPACE pode revolucionar a gestão de documentos em sua empresa.