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A gestão de solicitações de pagamentos pode ser um verdadeiro desafio para muitas empresas, especialmente quando envolve processos burocráticos e tarefas repetitivas.
Você já parou para pensar qual é o processo mais comum nas organizações?
O Processo Tradicional
O processo tradicional geralmente funciona assim: quando um fornecedor presta um serviço ou vende um produto, ele envia uma fatura ou Nota Fiscal por e-mail solicitando o pagamento. Em seguida, a empresa recebe o e-mail, registra a solicitação e inicia um ciclo de aprovações internas. Esse ciclo frequentemente envolve uma grande quantidade de e-mails, apenas para aprovar o pagamento ao fornecedor.
Para empresas com poucos fornecedores, isso não é um grande problema. No entanto, à medida que o número de fornecedores cresce, a quantidade de e-mails e a complexidade do processo também aumentam. Aqui estão algumas dicas para melhorar esse processo na sua empresa.
Estabeleça um Critério para Receber Documentos
Organize a recepção de documentos financeiros definindo uma janela específica de dias para receber Notas Fiscais, faturas e pedidos de faturamento. Isso ajuda a organizar todas as tarefas subsequentes dentro do mesmo mês, melhorando a eficiência.
Defina Aprovadores
Crie políticas claras para determinar quem será responsável por aprovar as despesas. As regras podem variar com base na área, tipo de cargo, valor envolvido e tipo de material ou serviço adquirido. Isso garante um controle mais eficaz sobre quem está envolvido no processo de aprovação.
Estabeleça um Passo a Passo
Após definir os critérios de recebimento e os aprovadores, desenvolva um passo a passo para o trâmite desde o pedido de pagamento até o crédito na conta do fornecedor. As etapas principais incluem:
- Envio do pedido
- Aprovações
- Envio para a Tesouraria
- Pagamento no Banco
- Devolução do comprovante
- Aviso de crédito ao fornecedor
Utilize Tecnologia
Defina a tecnologia adequada para facilitar e controlar todo o processo de solicitação de pagamentos. Embora e-mails e planilhas possam ser úteis, eles geralmente consomem mais tempo e são menos organizados. Considere adquirir uma solução tecnológica que ofereça:
- Campos para o fornecedor preencher informações;
- Anexar documentos como pedidos, faturas e notas fiscais;
- Fluxo de trabalho automatizado para aprovação de despesas;
- E-mails automatizados em cada etapa para garantir visibilidade;
- Envio automático do comprovante de pagamento ao fornecedor;
- Notificações automáticas sobre a data de crédito na conta do fornecedor.
Vantagens da Automação
Essas melhorias não apenas economizam tempo, mas também reduzem a carga de trabalho repetitivo, permitindo que os profissionais se concentrem em tarefas mais importantes para o crescimento do negócio. Hoje em dia, tecnologias avançadas estão acessíveis a empresas de todos os tamanhos. Pequenas e médias empresas agora podem organizar seus processos de pagamento com a mesma eficiência das grandes corporações.
É possível concluir assim que investir em tecnologia para otimizar a gestão de solicitações de pagamentos não é mais um luxo, mas uma necessidade. Com um processo bem definido e automatizado, sua empresa pode economizar tempo, reduzir erros e melhorar a eficiência operacional. Isso libera seus profissionais de tarefas repetitivas, permitindo que se concentrem em atividades estratégicas que impulsionam o crescimento do negócio.